Este documento es un borrador técnicamente informado, pendiente de revisión por un abogado antes de considerarse definitivo. Los campos entre corchetes aún no están completados.
Política de Privacidad — SmartRH AI
Última actualización: [FECHA] Titular: [RAZÓN SOCIAL], RUC [RUC], con domicilio en [DOMICILIO FISCAL] Contacto: [EMAIL DE CONTACTO] · Oficial de Protección de Datos: [EMAIL DPD]
Esta política se rige por la Ley N.º 29733, Ley de Protección de Datos Personales y su Reglamento vigente desde el 31 de marzo de 2025.
1. Dos tipos de personas, dos roles distintos
Es importante distinguirlos porque tus derechos y a quién debes reclamar cambian según el caso.
a) Usuarios de la plataforma — reclutadores y personal de RR.HH. que se registran y usan SmartRH AI. Respecto a sus datos, [RAZÓN SOCIAL] es el titular del banco de datos.
b) Candidatos y trabajadores — personas cuyos CV y documentos son cargados por una empresa cliente. Respecto a estos datos, la empresa cliente es la titular del banco de datos y [RAZÓN SOCIAL] actúa como encargada del tratamiento: tratamos esos datos siguiendo las instrucciones del cliente, no por cuenta propia.
Si eres candidato y quieres ejercer tus derechos, dirígete en primer lugar a la empresa a la que postulaste. Si no obtienes respuesta, escríbenos a [EMAIL DE CONTACTO] y trasladaremos tu solicitud.
2. Qué datos tratamos
De usuarios de la plataforma
- Correo electrónico y nombre.
- Contraseña, almacenada siempre mediante función de derivación con hash — nunca en texto plano y no recuperable ni por nosotros.
- Empresa a la que pertenece y rol asignado.
- Registro de actividad: acciones realizadas, fecha, dirección IP y navegador.
De candidatos (cargados por la empresa cliente)
- Texto completo del CV y los datos que de él se extraen automáticamente: nombre, correo, teléfono, ubicación, años de experiencia, puesto y empresa actuales, formación, idiomas, certificaciones y enlaces a perfiles públicos (LinkedIn, GitHub, portafolio).
- Representación vectorial (embedding) del CV, usada para la búsqueda semántica y el cálculo de afinidad con el puesto.
- Puntuación de afinidad, habilidades detectadas y anotaciones internas del reclutador.
- Etapa en el proceso de selección y su historial de cambios.
De trabajadores (módulo de legajo digital)
- Datos laborales y documentos cargados por la empresa (contratos, certificados, documentos de identidad), almacenados de forma privada.
Sobre datos sensibles: no solicitamos datos sensibles. Sin embargo, un CV puede contener información sobre salud, discapacidad, afiliación sindical, origen étnico, religión o vida sexual sin que se haya pedido. La empresa cliente es responsable de no cargar información sensible innecesaria para el proceso de selección. El sistema ofrece un modo anónimo que oculta datos personales durante la revisión, precisamente para reducir sesgos y exposición.
3. Para qué usamos los datos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Prestar el servicio (autenticación, gestión del proceso de selección) | Ejecución del contrato con la empresa cliente |
| Analizar el CV y calcular afinidad con el puesto | Consentimiento del candidato, obtenido por la empresa cliente al recibir su postulación |
| Enviar notificaciones al candidato sobre su proceso | Ejecución de la relación precontractual |
| Seguridad, prevención del fraude y registro de auditoría | Interés legítimo y obligación legal |
| Conservar el legajo digital del trabajador | Obligación legal laboral |
No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no los cedemos a terceros con fines comerciales.
4. Cómo funciona el análisis automatizado (importante)
SmartRH AI utiliza tecnología automatizada para analizar CV. Por transparencia, esto es exactamente lo que hace y lo que no:
Lo que hace el sistema:
- Calcula una puntuación de afinidad entre el CV y la descripción del puesto, comparando el significado de ambos textos.
- Detecta habilidades mencionadas y extrae datos de contacto y experiencia.
- Señala posibles inconsistencias en el CV (por ejemplo, fechas solapadas).
- Sugiere preguntas de entrevista.
- Estima orientativamente riesgo de rotación y rango salarial.
Lo que el sistema NO hace:
- No descarta, rechaza ni contrata a nadie automáticamente. No existe ninguna función que elimine candidatos según su puntuación. Toda decisión la toma una persona.
- No analiza fotografías, vídeo, voz ni expresiones faciales.
- No infiere ni evalúa emociones.
- No consulta redes sociales ni fuentes externas al CV entregado.
Derecho a explicación y a revisión humana. Toda puntuación es explicable: el sistema registra qué términos del puesto sí aparecen en el CV y cuáles no, de modo que siempre puede justificarse. Si un candidato considera que fue evaluado injustamente, tiene derecho a solicitar la intervención de una persona, a expresar su punto de vista y a impugnar el resultado.
Ver el documento AVISO_DE_IA.md para el detalle completo.
5. Con quién compartimos los datos
Usamos proveedores de infraestructura que actúan como subencargados y solo tratan los datos para prestarnos servicio:
| Proveedor | Para qué | Dónde se almacena |
|---|---|---|
| Supabase | Base de datos y almacenamiento de documentos del legajo | [COMPLETAR REGIÓN] |
| Vercel | Alojamiento de la interfaz web | Red de distribución global |
| Hugging Face Spaces | Alojamiento del servidor de aplicación | [COMPLETAR REGIÓN] |
| Resend | Envío de correos de notificación | [COMPLETAR REGIÓN] |
| Anthropic u OpenAI | Únicamente si la empresa cliente contrata la capa premium (ver abajo) | Estados Unidos |
| Google Analytics | Solo en páginas públicas (landing, blog, login, registro) y solo si aceptas el aviso de cookies — nunca en el panel de RR.HH. ni sobre datos de candidatos. Ver Política de Cookies. | Estados Unidos |
Sobre la capa premium con IA externa
De forma predeterminada, el análisis de CV se realiza íntegramente en nuestra propia infraestructura y ningún texto de CV se envía a proveedores externos de inteligencia artificial.
Solo si la empresa cliente activa expresamente el plan premium, el texto del CV (truncado) y la descripción del puesto se envían a Anthropic u OpenAI para generar un análisis más detallado y preguntas de entrevista. Esta función está desactivada salvo contratación explícita.
Transferencias internacionales: algunos proveedores están fuera de Perú. Las transferencias se amparan en las garantías previstas en la Ley 29733 y su reglamento.
6. Cuánto tiempo conservamos los datos
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Cuenta de usuario | Mientras el contrato esté vigente y hasta [N] meses después |
| CV y datos de candidatos | El que fije la empresa cliente; por defecto hasta que ella los elimine |
| Legajo de trabajadores | El plazo exigido por la legislación laboral peruana |
| Registros de auditoría | [N] meses, por razones de seguridad y trazabilidad |
Al eliminar un candidato se borran también su CV, su representación vectorial, sus habilidades detectadas y los archivos asociados.
7. Seguridad
Aplicamos, entre otras medidas: cifrado en tránsito (HTTPS), contraseñas almacenadas con hash, control de acceso por roles, aislamiento estricto entre empresas clientes, almacenamiento privado de documentos con enlaces temporales de corta duración, verificación del contenido real de los archivos subidos, protección contra falsificación de peticiones, limitación de intentos y registro de auditoría de accesos y descargas.
Ninguna medida es infalible. Ante una violación de seguridad que suponga riesgo para tus derechos, notificaremos a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y a las personas afectadas en los plazos legalmente exigidos.
8. Tus derechos (ARCO y otros)
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, además de información, portabilidad (recibir tus datos en un formato reutilizable) y revisión humana de decisiones automatizadas.
Cómo ejercerlos: escribe a [EMAIL DE CONTACTO] indicando el derecho que ejerces y adjuntando copia de tu documento de identidad. Responderemos en los plazos legales.
Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
9. Menores de edad
El servicio no está dirigido a menores de 18 años y no recogemos deliberadamente sus datos. Si detectamos que se ha cargado el CV de un menor sin la autorización correspondiente, lo eliminaremos.
10. Cambios
Publicaremos cualquier modificación en esta misma dirección, actualizando la fecha del encabezado. Si el cambio es sustancial, avisaremos por correo con antelación razonable.